Privacybeleid

Introductie

Top Food App stelt restaurants in staat om digitale menu’s te maken, te vertalen en te publiceren. Dit privacybeleid legt uit welke persoonsgegevens we verzamelen, waarom, met wie we die delen en welke rechten u erop heeft.

De service wordt beheerd vanuit Spanje, in de Europese Unie, en valt onder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG/GDPR) en de Spaanse wetgeving inzake gegevensbescherming. In dit beleid betekent “wij” de exploitant van de service.

Dit beleid heeft betrekking op zowel onze klanten — de restaurants en hun medewerkers met een account — als de personen die een door ons gehost digitaal menu openen.

Wie verantwoordelijk is voor uw gegevens

Voor uw account, uw abonnement en uw gebruik van het dashboard bepalen wij waarom en hoe gegevens worden verwerkt, dus wij zijn de verwerkingsverantwoordelijke.

Voor gegevens van mensen die het digitale menu van een restaurant openen, bepaalt het restaurant of het menu wordt gepubliceerd en verwerken wij gegevens volgens de instructies van het restaurant. Het restaurant is dus de verwerkingsverantwoordelijke en wij zijn de verwerker. Hetzelfde geldt voor beoordelingen, opmerkingen en e-mailadressen die mensen via het feedbackformulier van een restaurant achterlaten. Restaurants die een schriftelijke verwerkersovereenkomst nodig hebben, kunnen die aanvragen via onze contactpagina.

Informatie die we verzamelen

Account- en restaurantgegevens

Gegevens die je aan ons verstrekt wanneer je je aanmeldt en je account gebruikt:

• Je naam en e-mailadres.
• Je wachtwoord, dat we alleen opslaan als een gesalted hash en dat we nooit kunnen lezen.
• Als je inlogt met Google, ontvangen we je naam, e-mailadres en Google-account-id van Google. We ontvangen nooit je Google-wachtwoord.
• De naam van je restaurant, beschrijving, adres, plaats, postcode, land, telefoonnummer en openingstijden, plus eventuele links naar sociale media die je toevoegt.
• Uw cookiekeuze, de datum waarop u die maakte en de versie van het cookiebeleid dat erop van toepassing was, zodat we u niet opnieuw hoeven te vragen op elk apparaat en zodat er een registratie is van waar u mee akkoord bent gegaan.
• Optioneel je rol in het restaurant (bijvoorbeeld eigenaar, manager of chef-kok), als je die kiest in je accountinstellingen. Je kunt deze op elk moment wissen.
• Hoe je ons hebt gevonden, één keer vastgelegd wanneer je je aanmeldt: de campagneparameters van de link die je hebt gevolgd (als die er waren), de website die je naar ons heeft verwezen (alleen het adres, nooit de pagina waarop je was), de eerste pagina van ons die je hebt gezien, de datum en het land dat volgens je netwerk bij je hoort. Deze gegevens bevatten geen naam of e-mailadres en worden verwijderd wanneer je account wordt verwijderd.

Content die je maakt

De menu’s, secties, gerechten, beschrijvingen, prijzen, allergeninformatie, foto’s en ontwerpkeuzes die je maakt of uploadt. Foto’s worden opgeslagen bij onze opslagprovider. Bestanden die je uploadt naar de menu-importer worden bewaard samen met de import.

Betalingsgegevens

Als je een betaald abonnement neemt, verzamelt en bewaart onze betalingsprovider je betalingsgegevens. We zien of slaan nooit je volledige kaartnummer op. We bewaren je abonnementsstatus, het plan, de facturen en de id die onze betalingsprovider aan je toewijst.

Gebruik en technische gegevens

Gegevens die automatisch worden verzameld wanneer je de service gebruikt:

• IP-adres, inclusief de adressen van uw laatste aanmeldingen, die we voor beveiliging bewaren. We gebruiken het IP-adres ook om uw land te schatten, zodat we de juiste valuta en taal kunnen tonen.
• Browsertype en -versie, apparaattype en taal.
• Bezochte pagina’s, tijd die erop werd doorgebracht en hoe u ons bereikte, alleen verzameld als u analytics-cookies accepteert.
• Technische details van fouten en crashes, die mogelijk uw e-mailadres, uw IP-adres en de pagina waarop u zich bevond bevatten, zodat we het probleem kunnen reproduceren en oplossen.

Ondersteuning en feedback

De feedback die je ons stuurt, ook via de contactpagina. We bewaren daar ook het e-mailadres dat je opgeeft, zodat we je kunnen antwoorden, en de optionele gegevens die je over jezelf kunt toevoegen — je land, de naam van je restaurant en je rol daar; de berichten die je hierover met ons uitwisselt; en de pagina en browser die je gebruikte toen je het bericht stuurde. Als je vertrekt, bewaren we ook de reden die je daarvoor opgeeft.

Gegevens over personen die een menu bekijken

Wanneer iemand het digitale menu van een restaurant opent, verwerken we namens dat restaurant dezelfde technische gegevens als hierboven. We vragen bezoekers van het menu niet om hun naam of andere identificerende gegevens. Het enige wat een bezoeker kan invullen, is het optionele feedbackformulier dat hierna wordt beschreven.

Feedback van gasten

Als een restaurant gastenfeedback inschakelt, bevat het digitale menu een kort formulier. Een gast kan een beoordeling van 1 tot 5 sterren, een optionele reactie en een optioneel e-mailadres achterlaten. Alleen de beoordeling is verplicht. We bewaren ook de taal van de pagina, het menu of gerecht dat de gast bekeek en de user-agent van de browser. Die verwijderen we na 90 dagen en gebruiken we alleen om misbruik tegen te gaan. We slaan het IP-adres van de gast niet op bij de feedback. We gebruiken het alleen in een versleutelde vorm die niet kan worden teruggezet naar het oorspronkelijke adres, om te tellen hoeveel formulieren er in een uur vanaf één verbinding worden verstuurd. Na een uur wordt de telling stopgezet en uiterlijk binnen twee weken verwijderen we de versleutelde waarde uit onze cache. Net als bij elk verzoek aan een webserver wordt het adres ook opgenomen in het technische serverlog, dat alleen het meest recente verkeer bewaart. Deze gegevens zijn van het restaurant. Het restaurant bekijkt ze in de eigen inbox in onze dienst, en wij verwerken ze namens het restaurant.

Waarom we je gegevens gebruiken, en op welke rechtsgrond

We gebruiken je gegevens voor de volgende doeleinden, en met de redenen die de wet "rechtsgrondslagen" noemt:

• Om je account aan te maken en te beheren, je menu’s te publiceren en klantenondersteuning te bieden — omdat we dit moeten doen om onze overeenkomst met jou uit te voeren.
• Om de AI-functies uit te voeren die je kiest om te gebruiken, menu-import en automatische vertaling — omdat we dit moeten doen om onze overeenkomst met jou uit te voeren.
• Voor het innen van betaling voor een betaald abonnement, het uitgeven van facturen en het voorkomen van fraude — om onze overeenkomst met jou uit te voeren en om te voldoen aan onze wettelijke verplichtingen voor de facturen.
• Om te begrijpen hoe de service wordt gebruikt en deze te verbeteren, en om te meten hoe de digitale menu’s presteren — met je toestemming voor alles wat cookies gebruikt, en op basis van ons gerechtvaardigd belang bij het verbeteren van de service voor gegevens die ons bereiken zonder cookies.
• Om te ontdekken hoe mensen ons vinden — via welke website, zoekmachine, campagne of link iemand op onze startpagina terechtkwam voordat diegene een account aanmaakte — zodat we kunnen zien welke van onze inspanningen werken. Dit wordt één keer vastgelegd, wanneer je je aanmeldt, met een kleine cookie die wordt beschreven in ons cookiebeleid. We gebruiken deze gegevens alleen voor geaggregeerde cijfers, op basis van ons gerechtvaardigd belang om te begrijpen hoe mensen onze dienst ontdekken.
• Om te begrijpen wie de dienst gebruikt — bijvoorbeeld hoeveel gebruikers restauranteigenaar, manager of chef-kok zijn en in welke landen ze zich bevinden — aan de hand van de optionele gegevens over jezelf die je kiest te delen in je accountinstellingen of op de contactpagina. We gebruiken deze antwoorden alleen in geaggregeerde cijfers en om je bericht in context te lezen, nooit om te bepalen hoe we je behandelen. Omdat je ervoor kiest deze gegevens te delen, is de rechtsgrond je toestemming. Die kun je op elk moment intrekken door je antwoorden te wissen.
• Zodat een restaurant gasten kan vragen hoe hun ervaring was, de antwoorden vertaald in de eigen taal kan lezen en een e-mail ontvangt wanneer een beoordeling laag is. We doen dit namens het restaurant en op diens instructies, omdat dit nodig is om ons contract met het restaurant uit te voeren. Het restaurant besluit zelf of het het formulier aanbiedt. We gebruiken nooit wat gasten schrijven voor onze eigen doeleinden.
• Om de service veilig te houden, misbruik te detecteren en fouten en crashes te diagnosticeren — op basis van ons gerechtvaardigd belang bij een service die werkt en niet wordt misbruikt.
• Om je af en toe e-mails over de service te sturen, tips en nieuwe functies — op basis van ons gerechtvaardigd belang om te communiceren met onze eigen klanten, en met je toestemming waar de wet dat vereist. Elke e-mail bevat een link om je af te melden.
• Om te voldoen aan onze wettelijke verplichtingen, in het bijzonder op het gebied van administratie, belastingen en plichten ter bescherming van consumenten — omdat de wet dat vereist.

Kunstmatige intelligentie

Sommige functies werken doordat we content namens jou naar aanbieders van kunstmatige intelligentie sturen. We sturen alleen wat de functie nodig heeft; we sturen het niet voor enig ander doel, en de aanbieders verwerken het alleen op onze instructies.

• Wanneer je een menu importeert, worden het bestand dat je uploadt (foto of PDF) en de tekst die daaruit is gehaald, naar een AI-provider gestuurd zodat die er menu’s, secties, gerechten en prijzen van kan maken.
• De pagina's van het bestand dat je importeert worden ook naar een AI-provider gestuurd om erin de foto's van je gerechten en de kleuren van je menu te vinden. De foto's die het vindt worden uit je bestand geknipt en aan de bijbehorende gerechten toegevoegd, en er wordt een korte beschrijving van elke foto bewaard om betere stockfoto's voor dat gerecht voor te stellen.
• Wanneer je menu automatisch wordt vertaald, worden de namen van gerechten, beschrijvingen en sectienamen naar een AI-provider gestuurd om te worden vertaald.
• Wanneer je feedback in een taal geeft die we niet lezen, wordt de tekst naar een AI-provider gestuurd om te worden vertaald, zodat we je kunnen antwoorden.
• Elke reactie die een gast achterlaat via het feedbackformulier van een restaurant wordt naar een AI-aanbieder gestuurd. Die bepaalt in welke taal de reactie is geschreven en vertaalt deze voor het restaurant als het die taal niet leest.

Je content wordt niet gebruikt om de modellen van deze providers te trainen, en we gebruiken het ook niet om onze eigen modellen te trainen.

Het resultaat dat het model retourneert, wordt opgeslagen bij je import zodat je het kunt bekijken voordat je het toepast, en wordt verwijderd wanneer de import of het account wordt verwijderd.

Menu’s gemaakt via ChatGPT of Claude

Je kunt een menu maken door met een AI-assistent zoals ChatGPT of Claude te praten, die namens jou met ons verbindt. Op dat moment bestaat er nog geen account, dus dit is wat er gebeurt met wat je maakt.

• Het menu dat je dicteert — restaurantnaam, onderdelen, gerechten, beschrijvingen en prijzen — wordt op onze servers opgeslagen, zodat de assistent een werkend menu en een link ernaartoe kan teruggeven. Zet er geen persoonlijke of vertrouwelijke informatie in.
• We ontvangen alleen wat de assistent naar ons stuurt om het menu samen te stellen. We ontvangen nooit je gesprek met de assistent, je account bij de assistent of je naam of e-mailadres. Wat de assistent zelf met je gesprek doet, wordt geregeld door zijn eigen privacybeleid, niet door het onze.
• We bewaren het IP-adres van waar het verzoek vandaan kwam, zodat we rate-limiting kunnen toepassen en misbruik van een endpoint kunnen blokkeren waar iedereen naar kan schrijven zonder in te hoeven loggen. Het wordt voor niets anders gebruikt.
• Het menu staat 30 dagen voor je klaar om te claimen via een link. Als niemand het claimt, worden het menu en alles wat ermee is gemaakt automatisch verwijderd — ongeveer 37 dagen na aanmaak. Niet-geclaimde menu’s worden ook verborgen voor zoekmachines.
• Zodra je het menu claimt door een account aan te maken, wordt het een normaal account en is de rest van dit beleid er volledig op van toepassing.

Met wie we je gegevens delen

We delen gegevens alleen met de providers die we nodig hebben om de service te kunnen uitvoeren. Elke provider verwerkt die gegevens op onze instructies en niets meer. We verkopen uw persoonsgegevens niet. Dit zijn de providers en wat ze ontvangen:

• Hetzner — host onze servers in Duitsland. Houdt de database bij en daarom alle gegevens in de service.
• Cloudflare — slaat geüploade afbeeldingen op en levert de site wereldwijd uit. Beheert je foto’s en ziet het verkeer dat ons bereikt.
• Stripe — verwerkt betalingen en geeft facturen uit. Ontvangt je factureringsidentiteit en betalingsgegevens.
• Mailgun — verzendt de e-mails die de service u stuurt en ontvangt de antwoorden die u terugstuurt. Ontvangt uw e-mailadres en de inhoud van die e-mails.
• OpenRouter en de modelaanbieders waarnaar OpenRouter verzoeken doorstuurt, voeren de menu-import en automatische vertaling uit, en vertalen de feedback die je naar ons stuurt en de opmerkingen die gasten bij een restaurant achterlaten. Zij ontvangen de inhoud die in het onderdeel over kunstmatige intelligentie wordt beschreven.
• Sentry — verzamelt fout- en crashrapporten zodat we ze kunnen verhelpen. Ontvangt technische gegevens en, wanneer er een fout optreedt terwijl u bent ingelogd, uw e-mailadres en IP-adres.
• Google Analytics — meet het verkeer op onze website en op gepubliceerde menu’s. Ontvangt technische gegevens, alleen met uw toestemming.
• PostHog — meet hoe onze website en gepubliceerde menu's worden gebruikt, neemt een steekproef van sessies op en verzamelt foutmeldingen, zodat we de service kunnen verbeteren. De servers bevinden zich in de Europese Unie. In je browser wordt het alleen geladen als je hebt ingestemd met analytics-cookies. Daarnaast, wanneer je het dashboard gebruikt, sturen onze eigen servers PostHog een registratie van wat je daar hebt gedaan, samen met je naam en e-mailadres, zodat we kunnen zien waar het product helpt en waar het in de weg staat.
• Google AdSense — toont advertenties op de digitale menu’s van restaurants op het gratis abonnement. Ontvangt de technische gegevens van bezoekers van menu’s, met hun toestemming, verzameld via het eigen toestemmingsbericht van Google.
• Google — biedt de optie ‘Inloggen met Google’ en de reCAPTCHA-controle die voorkomt dat bots accounts aanmaken of ons berichten sturen via de contactpagina.
• OpenAI en Anthropic — als u een menu maakt door met ChatGPT of Claude te praten, stuurt die assistent ons wat het nodig heeft om het menu te bouwen. Zij zijn niet onze verwerkers: uw gesprek met hen valt onder hun eigen privacybeleid.
• GitHub — bevat onze development-tracker, waar feedback wordt gespiegeld zodat eraan gewerkt kan worden. Ontvangt de tekst van de feedback, zonder je naam of e-mailadres.

Internationale gegevensoverdrachten

De meeste van onze providers slaan gegevens op binnen de Europese Economische Ruimte en onze servers en e-mail staan in de EU. Sommige providers — waaronder onze providers voor betalingen, foutbewaking, sessie-opnamen, advertenties en AI — zijn gevestigd in de Verenigde Staten of verwerken daar gegevens. Wanneer je gegevens buiten de Europese Economische Ruimte worden overgedragen, worden ze beschermd hetzij door een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie, hetzij door de Standaardcontractuele Clausules van de Europese Commissie, samen met de aanvullende waarborgen die die clausules vereisen. Je kunt ons om details vragen van de waarborgen die van toepassing zijn op een specifieke overdracht.

Cookies en vergelijkbare technologieën

We gebruiken cookies die noodzakelijk zijn voor de werking van de service, en — alleen met jouw toestemming — cookies die meten hoe de site wordt gebruikt. Op de digitale menu’s die restaurants op ons gratis abonnement publiceren, toont Google advertenties en verzamelt het jouw advertentievoorkeur via zijn eigen toestemmingsbericht. Je kunt je keuze op elk moment wijzigen. Lees ons cookiebeleid voor de volledige lijst en opties

Hoe lang we uw gegevens bewaren

We bewaren uw gegevens alleen zolang u een account bij ons hebt, met de uitzonderingen die hieronder worden vermeld.

• Je naam, e-mailadres, rol in het restaurant, restaurantgegevens, menu’s, gerechten en geüploade foto’s worden definitief verwijderd 30 dagen nadat je ons vraagt je account te verwijderen. Tijdens die 30 dagen kun je de verwijdering annuleren en blijft alles bewaard.
• Wanneer een account wordt verwijderd, bewaren we een vermelding dat het bestond en werd gesloten, samen met niet-persoonlijke gegevens zoals hoeveel menu’s het had en of het op een betaald abonnement stond, zodat we kunnen meten hoeveel mensen stoppen met het gebruik van de service. Deze vermelding bevat geen naam, e-mailadres of restaurantnaam.
• Als u ons vertelt waarom u vertrekt, bewaren we de reden die u hebt gekozen en alles wat u typt in het optionele opmerkingenvak, zolang we het nuttig vinden om de service te verbeteren. Plaats in dat vak geen persoonlijke of vertrouwelijke gegevens.
• Menu’s die u importeert, inclusief het bestand dat u hebt geüpload en het ruwe antwoord van de AI-provider, worden verwijderd bij de import of wanneer het account wordt verwijderd.
• Wat een import heeft gevonden in je bestand — de eruit geknipte foto's, hun beschrijvingen, de daarop afgelezen kleuren en de gerechten die het heeft gemaakt zoals ze zijn gemaakt — blijft bij de import, wordt alleen gebruikt om de menuinvoerder te verbeteren en wordt verwijderd met de import of wanneer het account wordt verwijderd.
• Een menu dat via een AI-assistent is gemaakt en nooit is geclaimd, wordt automatisch ongeveer 37 dagen nadat het is gemaakt verwijderd, samen met het account dat het bevat.
• Feedback en de berichten die we daarover met elkaar uitwisselen, worden tot drie jaar na het einde van het gesprek bewaard, zodat we een record hebben van wat er is gevraagd en wat er is geantwoord.
• Beoordelingen en opmerkingen die gasten via het feedbackformulier van een restaurant achterlaten, worden bewaard zolang het account van het restaurant bestaat, zodat het restaurant ze kan lezen. Ze worden verwijderd wanneer het account wordt verwijderd. Een restaurant kan een beoordeling archiveren om deze uit de inbox te halen, maar gearchiveerde beoordelingen worden bewaard totdat het account wordt verwijderd. De browsergegevens die bij elke beoordeling zijn opgeslagen, worden na 90 dagen verwijderd. Heb je feedback achtergelaten en wil je die eerder laten verwijderen? Vraag het dan aan het restaurant of neem contact met ons op; we verwijderen de feedback dan.
• Fouten- en crashrapporten worden door onze foutbewakingsprovider tot maximaal 90 dagen bewaard.
• Dashboard-sessieopnamen worden, als u hiervoor toestemming hebt gegeven, tot 365 dagen bewaard.
• Facturen en betalingsgegevens worden bewaard zolang de boekhoud- en belastingwet dit vereist; in Spanje is dat zes jaar. Uw betalingsprofiel wordt bij het verwijderen van uw account ook verwijderd bij onze betalingsprovider.
• Versleutelde back-ups van de database worden volgens hun eigen schema geroteerd en verlopen normaal binnen 30 dagen. Daarna zijn de verwijderde gegevens ook daaruit verdwenen.

U kunt uw account op elk moment zelf verwijderen. Bekijk onze pagina voor het verwijderen van het account voor hoe het werkt en hoe lang het duurt. Uw account verwijderen

Gegevensbeveiliging

We beschermen je gegevens met technische en organisatorische maatregelen die passend zijn bij het risico. Hieronder vallen versleutelde verbindingen (HTTPS) voor al het verkeer, wachtwoorden die alleen als gesalted hashes worden opgeslagen, toegang tot productiedata die is beperkt tot de mensen die het nodig hebben, versleutelde back-ups en regelmatige beveiligingsreviews en audits op afhankelijkheden. Geen enkel systeem kan volledig veilig zijn, maar we werken eraan om het risico laag te houden.

Als een beveiligingsincident je persoonsgegevens beïnvloedt en waarschijnlijk je rechten in gevaar brengt, stellen we de bevoegde toezichthoudende autoriteit binnen 72 uur nadat we het hebben ontdekt op de hoogte, en we informeren je rechtstreeks wanneer de wet dat vereist.

Uw rechten op gegevensbescherming

U hebt de volgende rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens, kosteloos:

• Inzage — om te weten of we gegevens over u verwerken en om een kopie daarvan te krijgen.
• Rectificatie — om gegevens te corrigeren die onjuist of onvolledig zijn. Het grootste deel daarvan kunt u zelf bewerken via het dashboard.
• Verwijdering — om uw gegevens te laten verwijderen. U kunt dit zelf doen voor uw volledige account vanuit uw accountinstellingen.
• Beperking — om te laten pauzeren met verwerking terwijl een geschil over uw gegevens wordt opgelost.
• Overdraagbaarheid — om de gegevens die u ons hebt gegeven in een gestructureerd, machinaal leesbaar formaat te ontvangen, of om ze naar een andere provider te laten sturen waar dit technisch mogelijk is.
• Bezwaar — om bezwaar te maken tegen verwerking die wij baseren op ons gerechtvaardigd belang, waaronder direct marketing, dat u op elk moment kunt stoppen.
• Intrekking van toestemming — om uw toestemming op elk moment in te trekken, voor cookies of voor iets anders op basis van toestemming, zonder dat dit beïnvloedt wat er is gedaan voordat u die introk.

Om een van deze rechten uit te oefenen, neem contact met ons op via onze contactpagina. We kunnen u vragen uw identiteit te bevestigen voordat we handelen, zodat niemand anders namens u een verzoek kan indienen. We antwoorden binnen één maand; als een verzoek ongewoon complex is, kunnen we dit met nog twee maanden verlengen en laten we u weten waarom.

U hebt ook het recht om een klacht in te dienen bij een toezichthoudende autoriteit. In Spanje is dat het Agencia Española de Protección de Datos (www.aepd.es). We stellen het op prijs als we de kwestie eerst kunnen oplossen.

Geautomatiseerde beslissingen en profilering

We nemen geen beslissingen over jou via geautomatiseerde middelen die juridische gevolgen hebben of jou op vergelijkbaar ingrijpende wijze significant beïnvloeden, en we bouwen geen gedragsprofielen van jou voor advertenties.

Leeftijdsvereisten

De service is bedoeld voor bedrijven en is niet gericht op kinderen. Je moet minstens 14 jaar oud zijn om een account aan te maken en 18 jaar of ouder om deel te nemen aan een betaald abonnement. We verzamelen niet bewust gegevens van kinderen. Als je denkt dat een kind ons persoonsgegevens heeft gegeven, neem dan contact met ons op en we zullen deze verwijderen.

Wijzigingen in dit Privacybeleid

We kunnen dit Privacybeleid bijwerken. Als een wijziging wezenlijk van invloed is op hoe we je gegevens gebruiken, zullen we je hiervan op de hoogte stellen via e-mail of met een melding binnen de service voordat die ingaat, en we werken de datum bovenaan deze pagina bij. Als je na die wijziging de service blijft gebruiken, betekent dat dat je het bijgewerkte beleid accepteert.

Neem contact met ons op

Als je vragen hebt over dit Privacybeleid, of als je een van de rechten hierboven wilt uitoefenen, neem dan contact met ons op via onze contactpagina. We antwoorden binnen één maand, zoals de wet vereist. Je kunt ons ook schrijven door te reageren op elke e-mail die je van ons ontvangt.

De identiteit en het geregistreerde adres van de exploitant van deze service worden op verzoek verstrekt via de contactpagina, en aan elke instantie die daarom vraagt.

Klik hieronder om onze contactpagina te bezoeken en contact met ons op te nemen.